Compte-rendu de l'assemblée générale ordinaire du 22 Avril 2023

Pour des raisons de protection des données personnelles sur un forum public et accessible à tous, la version du compte-rendu publié ici est censurée en ce qui concerne toutes les informations personnelles des membres en dehors de leur prénom (adresse, nom, ...). Vous pouvez bien entendu demander une copie ou à consulter le compte-rendu originel auprès du président ou du secrétaire de l'association. De même, dans la version internet et dans un souci de clarté apparaissent les pseudos sur le forum des participants (lorsqu'ils y sont inscrits), pseudos qui n'apparaissent pas dans la version originale.

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Compte-rendu de l'assemblée générale ordinaire du 22 Avril 2023

Le 22 Avril 2023 à 14 heures, une partie des membres de l’association Terminus Jeux se sont réunis en assemblée générale ordinaire au domicile de son président, au **** 130** Marseille.
La convocation à l’assemblée générale a été envoyée à tous les membres avant le 7 Avril 2023 conformément aux statuts de l’association.

Sont présents :
• **** Frédéric (grendal)
• **** Naomi (ghilzan)
• **** Alexis (NatakuSq)
• **** Noëmie (biadle)
• **** Bertrand (arrivée différée) (Sone)
• **** Robert (Machiavelli)
• **** Louison (Edamame)
• **** Marie-France (Titi3006)
• **** Antoine (lemalkavfou)
• **** Stéphane (Serpent-de-Mer)
• **** Anthony (grimmji)
• **** Clément (Marha)
• **** Étienne (TiTikTak)
• **** Paul (arrivée différée) (kyanon)
Sont invités :
• **** Raphaël (elunael)

L’Assemblée Générale désigne **** Alexis comme président de séance, et **** Noëmie comme secrétaire de séance.

A l’ordre du jour sont prévus :
• Une discussion sur les supports numériques de l’association : entretien du Facebook, gestion du Discord et du forum (admins, président), Google Drive, création d’un discord « secondaire »
• Une discussion sur « l’estampille » Terminus Jeux sur les évènements, la promotion d’autres évènements par Terminus Jeux (notamment en ce moments des jeux de rôle) organisés par des non-membres, l’absence de distinction claire lors de cette promotion
• Une discussion sur les conditions pour devenir membre de l’association, « privilèges » des membres et distinction claire sur les plates-formes
• Des propositions concernant le Tricount officieux de l’association, règles de fonctionnement
• Les règles de tenue, la définition des propos « tout public » ou non
• Les mails envoyés aux anciens membres et non-membres
• La possibilité de faire deux assemblées générales par an au lieu d’une (révision des statuts), et/ou de découpler les assemblées générales des journées jeux
• Le développement de l’association sur et hors Marseille
• L’organisation mensuelle des tables de jeux de rôle
• La place des jeux vidéo et autres loisirs dans l’association
• L’élection des nouveaux membres du conseil d’administration et du bureau

I - Discussion des supports numériques :
L’existant :
Nous avons actuellement différents supports numériques : le forum Forumactif, Facebook, Instagram, Discord et Google Drive.
Ces différents supports sont gérés par différentes personnes. Souvent liés à des comptes ou identifiants personnels.

Facebook :
Actuellement nous ne postons plus beaucoup sur Facebook car cela prend du temps et la personne qui le maintien se questionne sur l'intérêt. Ce réseau social est de moins en moins regardé.
Débat sur l'utilité du maintien. Sans aller à poster de façon quotidienne ou hebdomadaire il peut être intéressant de conserver les postes sur les événements publics et pas internes. Actuellement nous faisons un post récapitulatif du mois à venir sur Instagram. Il est possible de lier les comptes pour auto-alimenter Facebook depuis Instagram mensuellement.
Cela permettrait sans prendre trop de temps de montrer que l'association est toujours active.

Droits d'accès :
La problématique actuelle est la suivante : une personne unique à les accès de chacun des comptes. Si cette personne est amenée à disparaître de l'association (que ce soit volontairement ou non) il y a un risque de perte définitive des accès.
De plus, partager les accès permettrait également de nous entraider dans les tâches.
Cela devrait être techniquement possible. A voir comment en dehors de l'AG avec les personnes concernées.
Il faudrait également créer une boîte mail Google au nom de l'association. Cela permettrait de rapatrier le Google drive qui est hébergé actuellement par une ancienne membre et d'y lier les comptes des réseaux. Cette boîte mail ne serait pas utilisée pour de la communication extérieure.

Action à réaliser par le futur CA :
- Création de la boîte Gmail
- Liaison des comptes des réseaux à cette boîte mail
- Liaison du compte Facebook au compte Instagram
- Partage des accès de tous les supports (le forum, Facebook, Instagram, Discord et Google Drive) aux membres du CA intéressés

Le forum :
Le forum fonctionne sous sa forme actuelle pour les activités de jeux de société. Ce n'est pas le cas pour les jeux de rôle.
Il y a également une confusion de l'endroit où doivent être postés les événements. Il manque une définition des événements qui doivent être considérés comme des événements organisés sous les conditions de Terminus jeux ou non.
Les informations sont mélangées, et il faudrait aider à les distinguer.
Enfin, certains évènements Terminus Jeux ne sont pas annoncés sur le forum, ce qui sera discuté un peu plus tard sur la question des évènements Terminus Jeux.

Départ de Naomi et Louison.

Le discord :
Pouvoir discuter à l'écrit et à l'oral de manière instantanée plaît et est intéressant à conserver. Mais il ne doit pas se substituer au forum.
Sur la section Jeux de rôle, il y a trop d'informations et de propositions qui se retrouvent noyées. Pour rappel, la règle est de mettre ses propositions de tables sur le forum. Il est accepté d'en faire, en plus, la publicité sur discord. L'organisation passe par le forum. Pour plus de facilité le MJ peut demander un chanel dédié à sa table sur discord qui sera visible uniquement par ses joueurs.
Autre point : Il manque un règlement sur discord.
Pour certains MJ, il n'est pas facile de savoir comment faire pour bénéficier de la publicité de sa table dans le canal “annonces”. Pour rappel, il est indiqué dans les annonces de contacter un Hérault (membre s'occupant de la communication) s'il manque une table. Cette indication pourra être ajoutée dans le règlement du Discord.
Question posée : comment voir l'intégralité des tables en cours? Réponse : sur le forum. Nous mettons à jour l'agenda avec l'intégralité des tables planifiée par terminus jeux. Dans la section Calendrier Jeux de rôle, nous pouvons également voir toutes les tables et propositions en cours. Elles sont archivées au bout d'un an d'inactivité.

Arrivée de Paul

Propositions liées au forum et discord :
Sur discord il serait possible d'avoir une section #jdr et une section #jdr-blabla.
Mais le forum reste l'endroit où poster les propositions de table. Et la nouvelle section permettrait juste de relayer l'information. Il est important de conserver le forum pour la visibilité de l'association, l'historique et son organisation en section.
Une proposition sur le fait que toute publicité doit passer par un membre du CA majoritairement abandonné.
Proposition d'un second discord pour avoir un discord pour le blabla et un autre pour l'organisation a rencontré plusieurs éléments contre : cela remplacerait le forum hors le forum est mieux organisé pour ça et plus facile de retrouver les éléments dessus. Il faudrait gérer tout en doublons : les habilitations, les règles, les explications et la modération. De plus il est possible actuellement de “mettre en mute” seulement les sections qui ne nous intéressent pas et de faire des sections blabla pour ne pas noyer les vraies informations.
Dans la future section règlement il faudrait clarifier ce qui est une section temporaire ou non (tables avortées/terminées, anniversaires, participations festival ou événements hors jdr/jds…).

Action à réaliser par le futur CA :
Organiser un groupe de travail avec des volontaires pour :
- Réorganiser le discord
- Potentiellement le forum pour la partie jdr uniquement
- Écrire le règlement du discord
Volontaires actuels : Frédéric, Clément, Antoine, Stéphane et le CA (Alexis, Anthony, Noëmie)

II - Estampille et promotion des évènements :
Les membres dont certains du CA ont des difficultés à identifier les événements Terminus jeux.

Règle actuelle :
Les critères actuels (pas toujours respectés) sont les suivants :
• L'organisateur doit être membre.
• L'événement doit être ouvert à tous les membres et ceux qui souhaitent le devenir (une exception existe en cas de raison justifiée).
• Si le nombre de participants est limité, le nombre doit être clair dès le début.
• Les néophytes doivent être acceptés.

Une règle tacite supplémentaire existe : l'événement doit être proposé sur le forum. A ce propos, les statuts précisent que l'événement doit être ouvert à tous les membres, donc logiquement communiqué sur le support principal de l’association, qui est le forum.

Question ouverte : faut-il imposer un message par séance ou un message par campagne ?
• Voir les messages passés sans pouvoir participer engendre de la frustration pour les joueurs sans tables.
• Cela permet d'avoir un historique.
• Beaucoup trop de messages. Ça pollue la lecture.
• Possibilité de gérer les notifications du forum.
• Permet de voir que l'association est active.
• L'intérêt administratif de le faire est évoqué, sans réponse particulière.

Résultat majoritaire du débat (mais pas voté) : il faut un message minimum dans le post. Il faut faire une annonce auprès des MJ pour qu'ils le fassent eux-mêmes.

Quel est l'intérêt ?
Une fois qu'un événement est estampillé terminus jeu, il bénéficie de la publicité du CA. C'est à dire :
• Mis en avant sur les différents supports (le canal Annonces dans discord, instagram, les évènements du forum, …).
• Proposé aux joueurs en manque de table lors des discussions ou de demande directe au CA.
• Si la table perd des joueurs, le MJ pourra demander au CA de mettre en avant la recherche d'un joueur supplémentaire rapidement.
• Bénéficie de la planification de groupe pour optimiser le nombre d’évènements organisés.

Pour ce qui est des campagnes de jeux de rôle, si un MJ ne respecte plus sciemment et en toute conscience les règles, il perd le bénéfice pour sa table et les suivantes s'il en ré-ouvre une. Bien sûr tout cela après des rappels et relances du CA en restant dans la bienveillance.
Si un MJ n'est pas membre il peut poster dans la section « Autres événements » sans les bénéfices cités au-dessus.

Quel est le but?
Rendre l'association plus sûre. Un membre peut perdre son statut s'il possède un comportement inapproprié. Restreindre l'accès de la “communication” Terminus jeux aux membres uniquement permet d'envoyer les gens vers des personnes qui ont participé un minimum à notre vie associative. Surtout que nous avons parfois des mineurs et que les événements se font chez les joueurs.
Il ne faut pas oublier que l'association a une mission de mise en relation du monde du jeu. Il est donc important de ne pas interdire les propositions faites par les non membres.

Solutions proposées :
Une solution serait de changer la section du forum pour les autres associations en “autres” ou “autres événements”. Il est possible également d'avoir un premier message dans cette section indiquant que l'évènement est proposé à titre personnel ou à titre d'une autre association hors cadre Terminus Jeux.

Ce serait dommage de ne pas proposer des tables alors que l'on manque parfois de MJ.
Cela reviendrait à avoir 3 sections :
• Une pour les propositions des membres.
• Une pour les propositions à titre personnel.
• Une pour les propositions des autres associations.

Cela renforce le travail à faire également sur le discord de séparer le blabla jdr et la promo jdr. Avec une potentielle limitation au droit de post sur le discord. Ainsi que des règles claires à définir avec relance sympathiques et modération.
Pour les parties “blabla jdr” et “blabla jds”, il serait intéressant d'avoir des référents jdr et/ou jds. Si une personne a des questions sur l'un de ces thèmes il pourrait facilement s'adresser à un référent. Le référent n'est pas nécessairement au CA.

Idée à conserver pour le groupe de travail discord et forum :
• Dans le forum avoir 3 sections :
o Une pour les propositions des membres.
o Une pour les propositions à titre personnel, hors Terminus Jeux.
o Une pour les propositions des autres associations.
• Avoir un nouveau tag référent jdr/jds dans discord
• Séparer la section jdr en deux :
o Tables et campagnes (évènements)
o Blabla
• Pareil pour le jds
• Voir comment adapter les droits de ces sections
• Indiquer clairement les règles pour être un événement Terminus jeux dans discord et dans le forum

III – Statut des membres – conditions et privilèges :

Comment devenir membre :
Actuellement il faut être une personne physique de plus de 10 ans. Avec accord parental pour les mineurs. Il faut l’aval du CA (avec raison valable pour les refus).
Il faut également que la personne ai participé à 3 événements Terminus Jeux (donc proposés par un membre de l’association).

Dans le formulaire pour être membre, il serait bien d’ajouter les statuts et règlements intérieurs. Pour éviter une acceptation tacite, il faudrait ajouter une coche sur la fiche. Il est possible de l’ajouter en pièce jointe au mail.
Il serait bien également de l’avoir sur le Google drive, voir discord.

Vu qu’il y a une différence sur les engagements, bien séparer les visibilités sur le forum et discord.

On propose également, afin que l’association corresponde mieux officiellement à ce qui s’y fait actuellement, et afin de les simplifier et de les rendre plus lisibles, puisqu’ils doivent être plus diffusés, qu’il y ait un groupe de travail pour retravailler les statuts et le règlement intérieur de l’association. Ceux-ci pourront être présentés à la prochaine AG.
La question du dépôt de l’association a été posée.

Action à réaliser par le futur CA :
• Organiser un groupe de travail avec des volontaires pour :
o Retravailler le règlement intérieur.
o Retravailler les statuts.
o Alléger le niveau du vocabulaire d’une complexité non-nécessaire
• Ajouter d’un texte concernant le forum sur : les avantages d’être membre et comment le devenir.
• Avoir une liste des membres actuels, à tenir à jour par la suite.
Volontaires actuels : Frédéric, Antoine, Marie, Stéphane et des membres du futur CA

IV - Triccount :
L'intention de base était d'éviter les oublis de remboursement. Il permet de faciliter les achats de nourritures et boissons lors des événements ainsi que l'achat des cadeaux d'anniversaire.

Problématiques :
Le tricount est ouvert depuis des années. Certains participants ne sont plus membres, certains ne l'ont même jamais été. Des sommes d'argent pourraient alors disparaître. Qui rembourserait ? L'association n'a pas de trésorerie.
Il est arrivé que les sommes engagées soient trop importantes.

Propositions :
• Remise à zéro du Tricount à intervalle régulier (équilibrage de toutes les dettes)
• Dettes négative avec une limite imposée :
○ Rappel à 20€ de dette.
○ Dépassement interdit de plus de 30€.
• Pas de positif imposé car serait compliqué lors des anniversaires.
• Ne pas ajouter d'entrée sans prévenir les personnes concernées.
• Restreindre uniquement aux membres actifs.
• Le Tricount ne doit pas être obligatoire.
• Est-ce que l'on ajoute une mention dans les règles du forum/discord alors que l'association n'a pas de trésorier ?
• Proposition de faire un Tricount par événement (par exemple par campagne de JdR).

Débat :
Débute un débat sur la possibilité de garder un Tricount unique, ou de scinder en plusieurs Tricount, possiblement un par évènements (types campagnes de jeu de rôle). Les principaux arguments mis en avant sont :
• Le risque de cumuler différentes dettes en multipliant les supports
• Certains trouveraient dommage que voir disparaître le Tricount de l’association
• Plusieurs Tricount poussent à la responsabilisation et à l’autonomie c’est le contraire oui

Nous demandons à chaque personne souhaits pour le Tricount, afin d’identifier les points redondants et donc l’utilisation collective que l’on souhaite en faire :
• Éviter d’avoir des dettes à des inconnus x3
• Visibilité et limitation des informations x1
• Pas de multiplications des dettes sur différents Tricount x5
• Pas de caractère officiel de l’association x1
• Un tricount global permet d’avoir un regard global x2
• Autonomie de chacun x1
• Bon fonctionnement actuel avec quelques limitations à mettre x2
• Simplicité d’utilisation x1
• Permet de faire des gros événements types anniversaires x2
• Avoir une personne qui centralise, plus pratique mais demande du travail x1
• Pas de trésorerie dans l’association = pas de tricount x1

Il est remarqué que cette discussion n’est pas nécessairement l’objet de l’AG.

Vote :
Pour Contre Abstention
Tricount non Terminus Jeux mais validé par l’AG 5 2 4
Autre support 1 7 3
Rien d’officiel 3 1 7


Clôture du Tricount actuel, et clotûre de manière régulière :
Pour Contre Abstention
1 an 7 1 3
6 mois 4 4 3
Cette action sera faite par l’un ou plusieurs des membres qui se portent volontaires, avant chaque AG.

Départ de Robert.

V - Encadrement de tenue des propos :

Forum et discord :
Actuellement les propos tenus sur discord sont tacitement en Pegi 12. Pour rappel, il est nécessaire d’avoir 13 ans pour avoir un compte discord.
L’accès au forum n’est pas limité en âge. Donc il mérite une vigilance particulière. Tacitement et sans qu’il n’y ait eu de décision officielle, nous pensons que le forum est actuellement en Pegi 3, sans quelques exceptions (résumé post-parties de certains jeux).
Lecture en séance de la limite d’âge pour les jeux vidéo sur le site de l’état : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33922 pour se donner une base de réflexion et ne pas à avoir à ré-écrire nos propres définitions.

Vote pour le forum et discord :
Forum :
Pour Contre Abstention
Pegi 3 9 1 0
Pegi 7 0 5 5
Pegi 12 1 8 1
Sauf pour les résumés de séance de certains évènements. Ajout d’un avertissement avec balise “spoiler” (texte masqué, nécessité de cliquer).

Discord :
Pour Contre Abstention
Pegi 3 0 8 2
Pegi 7 0 7 3
Pegi 12 9 0 1
Pegi 16 3 6 1
Ajout d’un message de bienveillance dans le futur règlement.

En présentiel :
Actuellement tout est accepté s’il n’y a pas de mauvaise intention. Si une personne exprime sa limite, on la respecte. Chacun s'est exprimé sur ses faiblesses et limites. Un rappel a été fait sur l’importance de l’exprimer et de savoir dire non.

Arrivée de Bertrand.

En cas de problème, il est possible de contacter les membres du CA, y compris de manière anonyme dans un premier temps si on le souhaite. Mais il serait aisé de discréditer quelqu’un sans donner son nom. Tout le monde a le droit au bénéfice du doute. Mais il est très important pour chacun d’oser s’exprimer. Il n’est pas aisé de remonter des comportements inappropriés. Si vous le faites de manière anonyme, faites en sorte qu’un échange soit tout de même possible (en laissant un moyen de contact), car il serait très compliqué de faire quelque chose sans pouvoir échanger en amont. Mais le CA gérera au mieux si le cas se présentait.
A l’heure actuelle tout est basé sur la bienveillance et le ressenti. Mais il faut aussi que les personnes osent parler ou partager leur ressenti avec le CA pour que leur avis soit pris en compte. Rappel de faire attention aux mineurs. Le discours doit être adapté à leur âge.

Vote pour que les choses restent ainsi :
Pour Contre Abstention
Oui 9 2 0

Parole donnée aux contres pour s’exprimer et voir si l’on peut trouver une solution.
Demande d’ouvrir des groupes de paroles au besoin. Pour le moment ce genre de besoin n’a jamais été exprimé mais si le cas se présente, la personne peut aller voir le CA pour voir exactement de quoi la personne a besoin. Attention, nous ne sommes pas des psychologues : parler oui mais ce n’est pas une thérapie.
Un autre indique que l’asso peut aller trop loin dans les blagues ou les détails sur la vie personnelle. La personne n’en avait pas parlé auparavant, donc impossible de s’adapter en sa présence. Et les faits précis datent de plusieurs années. Encouragement à s’exprimer si le cas se présente pour que les personnes s’adaptent en sa présence.

Départ de Clément

Il faut garder en tête que l’on ne peut pas non plus plaire à tout le monde et qu’il ne faut pas dénaturer l’association.
Le sujet revient pas mal sur l’intégration des nouveaux qui peuvent ne pas oser parler. Il est demandé une plus grande vigilance en présence de nouveaux. La question a été posée aux derniers nouveaux membres arrivés présents en séance : il a bien été prévenu de la liberté des blagues des membres de l’association et de la bienveillance et de l'importance de parler. Il trouve qu’il y a beaucoup d’entente et d’écoute. Un deuxième a remonté avoir aimé sa soirée malgré des difficultés personnels à l’interaction.

La question a été soulevée si l’on doit avoir un système de X-Card ou signe de safe word lors de tous les évènements systématiques. Cela fait douter une partie des présents car un système peut être très lourd plutôt que juste exprimer une demande de changement de sujet. Cela peut impressionner les nouveaux et leur faire peur.

Après plusieurs débats, il y a un vote final.
Vote : Ne pas mettre en place de code sur la sécurité émotionnel : un non suffit
Pour Contre Abstention
10 0 0

Cela a été jugé trop lourd et effrayant. Mais le débat et la parole a beaucoup été libéré pendant ce point

Action à réaliser par le futur CA :
- Mettre l’accès à l’information de la limite d’âge et le comportement attendu sur le forum et le discord.

VI et VII - Le cadre des AG :

Mail de relance :
Jusqu'à cette année, nous envoyions un mail pour prévenir de l’AG les membres et les anciens membres. Pendant un moment, des non membres qui s’étaient présentés sur le forum et avaient participé à un ou quelques évènements étaient aussi prévenus. Le sujet serait d’arrêter de relancer (si ce n’est “harceler”) les anciens membres et non-membres avec cela.
L’évènement est déjà diffusé sur le forum et discord si un non membre veut l’information.
Personne jusque-là n'a signalé vouloir ce “spam”, ni ne s’y est opposé.
Accepté à l’oral sans vote de n’envoyer un mail qu’aux membres.

Nombre d’AG par an :
Il a été proposé d’augmenter le nombre d’AG par an à 2 AG. Mais il est tout à fait possible de voir tous ces sujets sans attendre d’AG. L’AG n’est nécessaire que pour changer les statuts ou le règlement intérieur, et les postes du CA.
Si besoin, des AG exceptionnelles peuvent être demandées.

Vote :
Pour Contre Abstention
0 9 1

Communication sur l’AG :
Y a-t-il un intérêt de dissocier l’AG d’une soirée jeu ? Il est avancé que ça pourrait être une mauvaise publicité qui fait que certains ne viennent que pour les jeux après. Il peut y avoir un jeu et un repas ensuite, mais pas obligatoirement et ne pas en faire la pub.
Intérêt de le faire : cela peut faire venir des personnes qui finalement sont une bonne surprise de participation. Cela permet aussi de faire décompresser les gens après l’AG qui peut être lourde.
C’est une maladresse de discours sur le fait de dire que si on a le temps, on joue après.

Vote :
Pour Contre Abstention
AG et jeux 3 3 4
AG plus ou moins jeux 7 1 2
AG sans jeux 2 5 3
Dans tous les cas l’AG est trop longue, il faudrait mieux organiser l’AG.

Action à réaliser par le futur CA :
- Mieux ordonnancer les sujets.
- Accorder un temps maximal à chaque sujet.

VIII - Partenariat et exportation de l’association :

Export de l’association :
Des anciens membres ont changé de région mais jouent toujours et sont toujours dans le milieu associatif. Ils connaissent l’état d’esprit et l’ADN terminus jeux. Il n’y a aucune demande aujourd’hui, mais si le sujet venait, serait-il possible d’avoir de nouveau Terminus jeux dans d’autres régions ?
Oui avec séparation des supports car trop complexe pour de la gestion nationale. A voir avec la personne car ce serait un partage de l’image et le président de l’association pourrait de plus changer. Donc pas d’association d’associations, pas de partage de responsabilités.
Globalement, les membres n’y sont pas fermés.

Partenariat :
La Contrée des jeux a changé de format. Ils ont fait une association d’associations. Et les personnes souhaitant aider peuvent adhérer. Cela permet de formaliser qui est réellement partenaire. Proposition que Terminus jeux devienne membre mais a priori aucune obligation de réunion ou de participation financière.

A-t-on envie de visibilité ? Actuellement nous ne sommes effectivement pas cités comme association partenaire alors que nous envoyons tous les ans des bénévoles.

Vote : Souhaite-t-on que le CA étudie ce cas lorsque nous aurons plus d'éléments de leur part ?
Pour Contre Abstention
8 0 2

Action à réaliser par le futur CA :
- Étudier l’adhésion de Terminus Jeux à la Contrée des Jeux

XI - Election des membres du bureau et du CA :
Malgré que tous les points non pas encore été abordés et au vu de l’heure tardive, il a été décidé d’avancer ce point pour qu’il y ait encore assez de membres présents.
Il a été décidé de ne pas avoir de trésorier.
Nous conservons un rôle de Héraut qui est une sorte de community manager : accueil des nouveaux, mise en lumière des événements, communication sur les réseaux sociaux.

Comme tous les ans, le nombre de candidatures au CA est estimé avant de mettre ce nombre au vote. Une intervention pour signaler un désaccord de voter le nombre de membre du CA qu’après avoir eu les candidatures pour que tout le monde puisse être membre.
Ceci pourrait-il conduire à être trop nombreux au CA ? Actuellement le pourcentage de candidats au CA paraît élevé (25% du total des membres) mais c’est à mettre en regard de la petite taille de l’association, cela ne représente que 5 personnes.
Ce n’est pas un vote automatique, mais permet d’avoir une idée pour éclairer le vote.
Pas de vote sur le sujet, juste le besoin de l’exprimer.

Cinq personnes souhaiteraient se présenter cette année au CA :
• **** Najet (candidature envoyée au CA avant l’AG)
• **** Frédéric
• **** Alexis
• **** Noëmie
• **** Anthony

Vote pour avoir 5 personnes au CA:
Pour Contre Abstention
7 0 3

Après un discours à caractère humoristique de Raphaël pour le poste de président, les candidatures pour les rôles du bureau ont été vu :
• Président : Unique candidature Alexis, sans opposition
• Secrétaire : Unique candidature Noëmie, sans opposition

Sont donc élus au bureau :
• **** Alexis **** **** , de nationalité **** , résidant au **** , **** , occupant la fonction de président de l’association
• **** Noëmie **** **** , de nationalité **** , résidant au **** , **** , occupant la fonction de secrétaire de l’association

Les candidatures pour les rôles du CA :
• Héraut : Candidature de Frédéric et Noëmie

Hors bureau et CA, un nouveau rôle voit le jour. Celui de référent JDR et référent JDS.
• Référent JDR : Alexis et Anthony
• Référent JDS : Alexis, Marie et Stéphane

Départ de Marie et Antoine. Pause repas

IX - Organisation mensuelle des tables de jeux de rôle :

Rappel de l’existant :
Les MJ membres qui le demandent peuvent avoir leurs parties planifiées de manière commune. Ceci est actuellement fait par le président grâce un fichier google sheet. Le but étant de réussir à maximiser le nombre de tables dans un mois.

Problématique :
Le travail est fastidieux et toujours réalisé par la même personne. Malgré ce travail, il est difficile de contenter tout le monde.
Certains membres ont plus de tables que de disponibilités trop régulièrement
Certains joueurs sont ensembles sur plusieurs tables, ce qui rend le problème exponentiel car ils n’ont pas leurs disponibilités en même temps et bloquent plusieurs tables.
Si deux tables ont des joueurs en commun et ne peuvent être planifiées que sur un seul et même jour, qui prend la décision difficile de quelle table pourra jouer ? Comment prioriser les tables entre elles ?
Au vu du nombre de tables avec MJ ou joueur commun, on se retrouve avec des conflits en cascades.
Cela prend beaucoup de temps à organiser.
Beaucoup de relances à faire, pour récolter pour disponibilités, et ce sont rarement les MJ qui le font. De même pour gérer les “conflits de dates”.
C’est vraiment un luxe d’avoir une telle organisation, mais cela génère beaucoup de mécontentement. Et c’est trop lourd pour une seule personne.

Points positifs :
Cela permet qu’un maximum de tables ait lieu.
Cela évite la course à la planification de table et que ce soit toujours les mêmes qui ont leur table de planifiée.

Débat et solution :
Il serait possible de s’assister informatiquement. Mais il faut quand même en amont décider des règles de priorisation. Si l’on met en place des critères il faut faire attention car une table pourrait être mise de côté en permanence. Frédéric indique qu’il veut bien regarder pour améliorer les choses sous Excel. Noëmie indique qu’une solution codée serait possible mais fastidieuse.
Concernant les relances permanentes de date de disponibilités. La tâche peut être partagée par tous les MJ et pas uniquement par la personne qui planifie. Il faut rappeler aux MJ de sensibiliser leurs joueurs sur la nécessité de remplir leurs disponibilités. On peut également considérer que si la personne n’a pas mis de disponibilités elle est tout le temps ou jamais disponible ou ne pas planifier. Cela responsabilise les gens et évite de perdre trop de temps en relance et planification.

Une proposition serait de raisonner sur 6 semaines au lieu d’un mois. Ce qui permettrait d’avoir plus de tables planifiées. Mais faire cela revient à avoir plus de tables et certains MJ ouvriront de nouvelles tables avec des joueurs ayant déjà des tables et nous aurons le même problème dans quelques mois.

Serait-il pertinent de plafonner le nombre de tables par joueur ? Si on le fait, on risque de se retrouver avec des MJ / joueurs qui gèrent les tables à côté et de se retrouver avec le problème de course à la disponibilité et à la planification.
Limiter le nombre de tables par joueur serait complexe car certains ont beaucoup de disponibilités, d'autres très peu. D’autres ont des disponibilités mais des critères compliqués pour la planification. Il ne serait pas juste que le nombre de tables autorisées soient les mêmes car les cas sont très différents.

Il y a trop de longues campagnes, parfois sur plusieurs années. Ce qui ne permet pas de faire tourner les joueurs. Certains anciens s’inscrivent à toutes les tables. Frustration des joueurs à peu de tables qui voient leurs tables non planifiées alors qu’il en ont qu’une seule voir même aucune et attendent des one-shots ou ouverture de tables.
Des nouveaux indiquent encore être en attente de tables. Petit rappel à faire de laisser la priorité aux personnes sans tables. Il n’y a pas assez de campagnes courtes ou de one-shot.

Il faudrait inciter les MJ à couper leur scénario en deux et jouer aussi sur des vendredis ou jour en semaine mais 2 fois par mois au lieu d’une. Autre solution, ⅓ des tables passent sur des sessions de 4h à tour de rôle ce qui permet d’en planifier plus et de faire sauter les tables moins souvent.
Possibilité d’indiquer certaines tables comme des tables bonus si il reste de la disponibilité.

Une solution serait que chaque MJ joue le rôle de planificateur à tour de rôle pour comprendre la complexité et partager la difficulté.
Nous avons actuellement 9 MJ potentiels et 9 tables en cours. Mais très inégalement répartis. Certains MJ ont 2 ou 3 tables en même temps. Il pourrait être bien de proposer de travailler sur la question avec eux mais également des personnes non MJ car il commence à être tard et nous ne sommes plus nombreux.

Pas de résolution pour le moment.
Action à réaliser par le futur CA :
- Trouver des volontaires pour un groupe de travail sur le sujet

X - Les autres loisirs :

Ce dernier sujet concerne l’organisation des discussions autour des nombreux passe-temps communs dans l’association en dehors du jeu (jeux vidéo, manga, …). Il n’y a pour l’instant qu’un canal sur discord qui met en avant les jeux vidéo. Lesquels mettre en avant, et comment ?
La première est sur le rôle de Terminus Jeux et sa nécessité de faire ça. Si cela devait être fait, ça serait a priori sur Discord, plus réactif, plus adapté aux discussions. A noter qu’effectivement, la section dédiée sur le forum est très peu utilisée.

Départ de Noëmie et Bertrand.

Si cela devait se faire sur discord, le risque est une inflation des salons ou fils. Comment choisir ? Le forum a cet avantage du rangement, et donc que les sujets ne vont “gêner” personne.

La plupart de ces loisirs font déjà l’objet de discussions entre membres. Ces discussions “privées” doivent-elles être étalées ?
Cela permettrait aux nouveaux membres de voir leur existence tout de suite.
L’association semble être incontestablement devenue un “espace de vie” à part entière.
L’argument de la densification et de la multiplication dans l’association est ramené, et le sens est parfois difficile à trouver.

La question est aussi sur la mise en avant actuelle du jeu vidéo. Il est amené que ce loisir est proche du cœur de l’association, du fait du côté ludique.
Cela a pu cependant étonner certains nouveaux.

Globalement l’idée serait plutôt de proposer sur le discord une partie “autres loisirs” et des fils à l’intérieur de celle-ci. Cela devra faire partie de la discussion sur la réorganisation du discord, planifiée.

Merci à tous les participants à l'AG le jour J pour ce travail ! Et à tous ceux qui participent activement à l'organisation et au soutien des activités !
J'ai lu le CR avec beaucoup d'intérêt !