Compte-rendu de l'assemblée générale ordinaire du 06 Avril 2024

Comme chaque année, le compte-rendu publié sur le forum, dans une partie publique, a été "censuré" sur les noms et adresses des membres. Tout membre peut consulter les compte-rendus complets de toutes les AG qu'il souhaite.

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Le 06 Avril 2024 à 14 heures, une partie des membres de l’association Terminus Jeux se sont réunis en assemblée générale ordinaire au domicile de son président, au ***** Marseille.
La convocation à l’assemblée générale a été envoyée à tous les membres le 23 Mars 2024 conformément aux statuts de l’association.
L’assemblé générale a débutée à 14h30.

Présents :

• ***** Morgane (en cours de séance)
  
• ***** Frédéric
  
• ***** Alexis
  
• ***** Noémie
  
• ***** Bertrand
  
• ***** Robert
  
• ***** Stéphane
  
• ***** Anthony
  
• ***** Marco
  
• ***** Paul (en cours de séance)
  
• ***** Simon
  

I - Rappel des actions menées après la dernière AG :

• Un compte Gmail de l’association a été créé, afin de pouvoir avoir un espace Google Drive propre à l’association et arrêter de stocker sur des espaces personnels.
  
• Les réseaux sociaux devaient être liés à ce compte. Il faut encore le faire pour Instagram. Noëmie n’a pas trouvé l'option. Frédéric pourra regarder de nouveau si cela est possible.
  
• La refonte du discord a été faite en groupe. Les rôles de référents et le robot discord n’ont pas été faits, les personnes qui étaient volontaires ont été relancées dans l’année.
  
• Le règlement discord a été rédigé, il reste à le publier.
  
• Forum :
  -Modération distribuée au CA
  -Catégories refaites dont événements des non membres créé
  -Ménage fait, n’hésitez pas à faire des retours
  -Section membres et implication publié
  -Spoiler ajoutés sur les résumés ne respectant pas le PEGI-3
  
• Organisation des JDR : point polémique. Les volontaires ont été relancés plusieurs fois dans l’année, mais pas assez de réponses pour avancer. Un point dédié aura lieu pendant l’AG.
  
• Référents JDS et JDR non mis en place.
  
• Liste des membres mise à jour sur tous les supports.
  
• Le groupe pour la refonte des Statuts et du Règlement Intérieur a été relancé plusieurs fois, mais les volontaires n'ont pas répondu.
  
• Étudier l'adhésion à la contrée des jeux : impossible, car ils n'ont pas envoyé leur statuts.
  

II - Point sur le Tricount :

Les nouvelles règles ont été mises en place avec succès. Tricount va être clôturé comme convenu. Rappel en séance de l'utilité de la clôture.

Arrivée de Paul et Morgane

III - Présentation du fonctionnement associatif :

L'association possède essentiellement deux supports de communication : le forum et le Discord.Le forum nous permet de planifier et de garder un historique de nos événements et de notre vie associative. Le discord est là pour faciliter la communication.

Le forum :
Dans la partie administrative, vous retrouverez les statuts, règlement et événement comme l'AG, AG exceptionnelle si besoin
Le calendrier ludique : tous les événements de l'association sont postés ici. Que ce soit les JDS, JDR ou autre.
Pour le JDS, une proposition de JDS hebdomadaire existe. Elle permet de trouver a minima un soir où jouer. Le jeu est choisi pendant la soirée.
Il est possible de créer de nouveaux sujets pour d'autres propositions : jeux de société en campagne, soirée sur un jeu dédié, week-end marathon jeu, ...
Pour le JDR, il y a tout d'abord les parties ayant lieu le week-end. Les MJ membres sont libres de poster sur le forum. Une fois les joueurs trouvés, la planification peut passer par le CA, dans le but de maximiser le nombre de tables jouées et d'éviter les courses à la planification.
Si un MJ souhaite ensuite combler les week-ends vacants, libre à vous !
Pour les semaines, libre à vous. Tant que vous pensez à indiquer vos prochaines partie sur le forum
Vous pouvez également créer et maintenir un post de JDR à la semaine ou toute autre initiative.
La section membres : permet de communiquer uniquement avec les membres de l'association. Comme le canal “salon membres” du Discord. Ce qui y est proposé n'en devient pas de l'événement associatif. Ce sont juste des outils à disposition pour faciliter la communication ou organiser des événements hors association.
Autres forum, ou le canal général du discord (“taverne-détente-arrivées”) permet à tous de s'exprimer et de faire des propositions, tant qu'elles respectent le règlement intérieur. Là encore, ce ne sont pas des événements associatifs.

Discord :
Discord est seulement un outil de communication, mais les événements doivent être postés dans le forum pour devenir un événement de l'association.

Question sur une section du forum sur les murder party : Le choix a été fait de les regrouper avec les événements de JDR, car nous n’en avons vraiment pas fait beaucoup en 11 ans, mais souhaitons laisser la visibilité pour inciter ce genre d’initiative.

IV - Travail sur les tables de JDR :

Rappel des règles :
Comme dit précédemment, les parties ayant lieu le weekend sont planifiées par le CA. Les règles pour cette planification apparaissent sur la première page du fichier Google Sheet permettant la saisie des disponibilités de chacun.

Pour information, à la dernière AG, il avait été remonté un mécontentement sur le sujet. Mécontentement de la part des joueurs, mais également de la personne faisant la planification. Des reproches ont été faits plusieurs fois, indiquant un favoritisme pour certaines tables de la part du planificateur. Et pareillement un mécontentement du planificateur qui y passait beaucoup de temps pour le bien de l’association et subissait malgré tous ces reproches.
Aucune solution n’ayant été trouvé à la précédente AG, les membres du CA ont essayé cette année de faire tourner la planification. Malgré cela, certains reproches ont continué, visant toujours la même personne, même quand elle ne faisait pas la planification. Mais il est à signaler que cela est de plus en plus rare.
A noter que les membres du CA œuvrent pour qu’un maximum de personnes puissent jouer, et restent ouverts aux suggestions. Le cas échéant, celles-ci doivent être formulées préférentiellement en MP auprès de ces derniers, mais surtout de manière cordiale, ce qui n’a pas toujours été le cas jusqu’à présent.
Pour rappel également, l’inscription à de “nombreuses” tables par joueur augmente d’autant cette difficulté d’organisation, sans compter les disponibilités limitées de chacun et les spécificités de chaque table.
C’est notamment dans cette optique que le vendredi a été ajouté.
Au même titre que d’autres spécificités, si une table ne souhaite pas être planifiée ce jour-là, elle peut l’indiquer, mais sa planification sera nécessairement moins facile.
Il a été décidé de garder ce rôle de planificateur au sein du CA. Car dans le passé, certains ont indiqué clairement qu’il souhaitait chacun le faire à son tour pour favoriser leurs propres tables.
Il avait été évoqué de faire un planificateur informatisé. Certains ont fait des initiatives personnelles. Certains sans se renseigner sur le besoin réel et cela n’a jamais été utilisé. D’autres en s’y renseignant, mais après estimation de l’investissement personnel en temps et argent que cela engagerait, se sont arrêtés.
Nous avions déjà parlé de fixer une limite du nombre de tables où une personne pourrait s’inscrire à la précédente AG, mais le sujet a été abordé de nouveau. Le risque est d'avoir des tables hors association : certaines personnes ont déjà indiqué qu’elles le feront si la mesure était mise en place. Le second risque est d'être injuste, car tout le monde n’a pas les mêmes disponibilités et contraintes.

Pour conclure :
Quel que soit le système, il y aura des gens qui seront en désaccord. On reste donc sur le fonctionnement actuel. En demandant de la bienveillance et du dialogue des deux côtés.

V- Présentation du CA :

Le nombre et les membres constituant le bureau et le CA sont votés chaque année à l'AG.

Président de l'association :

• Planifie l’AG, envoie les convocations
  
• Propose et rédige l’ordre du jour (avec le secrétaire)
  
• Responsable du forum
  

Secrétaire de l'association :

• Rédige et publie les CR des réunions associatives
  
• Propose et rédige l’ordre du jour de l’AG (avec le président)
  

Le Conseil d’Administration :

• Restent informés des événements de l'association et de ce qu'il s'y passe, dans la mesure du possible
  
• Maintenir à jour la liste des membres actifs
  
• Planifications des tables de jeux de rôle
  
• Faire vivre l'association :
  - S'assurer que les événements soient postés
  - Modération du forum et Discord
  - Aider les joueurs dans la création de nouveaux événements
  - Aider les joueurs pour trouver des événements
  - Savoir expliquer le fonctionnement de l'association
  - Faire vivre les évènements (exemple le jeu de société de la semaine)
  - Proposer l'avancement de problématique
  

Rôle du Hérault :
Il a été créé il y a 2 ans. Il a été décidé de créer dans le CA un rôle dédié à la communication au sein de l’association. Ses 2 principales fonctions :

• Accueillir les nouveaux membres
  - Leur expliquer le fonctionnement (au soin de Frédéric cette année)
  
• Mettre en valeur les évènements (au soin de Noëmie cette année)
  - Évènements déjà planifiés : disponible sur le forum, sur Discord et parfois sur les réseaux
  - Événements en attente de joueur : disponible dans les annonces du discord
  

La modération du Discord est faite par le CA. Actuellement elle ne peut pas être faite en dehors du CA, car le CA dialogue ensemble pour modérer. Pas beaucoup de dérapages.

VI - Vote de la constitution du CA :

Nombre de personnes au CA :
Il y a au minimum deux personnes comme nous n’avons pas de trésorier. Historiquement, nous avons eu entre deux et cinq membres au CA.
Proposition soumise au vote à main levée : 3, 4, 5 et 6 (11 participants)

Sièges au CA - Votants pour
3 - 6
4 - 10
5 - 5
6 - 2
Il y aura quatre membres cette année.

Élections :
Se présentent :

• Alexis
  
• Anthony
  
• Fréféric
  
• Marco
  
• Noëmie
  

Proposition soumise au vote à bulletin secret (11 participants) :
Candidat - Votes reçus
Alexis - 11 votes
Anthony - 11 votes
Frédéric - 6 votes
Marco - 5 votes
Noëmie - 11 votes

Résultats :
Après vote du CA :

• Alexis reste président de l’association
  
• Noëmie reste secrétaire et héraut
  
• Anthony reste au CA, sans rôle particulier
  
• Fred reste au CA et héraut
  

Sont donc élus au bureau :

• ***** Alexis ***** ***** , de nationalité ***** , résidant au ***** , ***** , occupant la fonction de président de l’association
  
• ***** Noëmie ***** ***** , de nationalité ***** , résidant au ***** , ***** , occupant la fonction de secrétaire de l’association
  

VII - Questions diverses :

1. Le statut de membre de Naomi est évoqué par un membre. Elle pensait avoir été claire sur le fait d'être partie. Les membres du CA et des membres ne l'avaient pas compris. L'action revient au côté du CA pour la contacter et éclaircir le point.
   
2. Deux personnes ont indiqué vouloir devenir membres, et en remplissent les conditions.
   

Fin de l'AG à 16h19