Compte-rendu de l'assemblée générale ordinaire du 25 Avril 2020

Pour des raisons de protection des données personnelles, la version du compte-rendu publié sur internet est censurée en ce qui concerne toutes les informations personnelles des membres en dehors de leur prénom. Vous pouvez bien entendu demander une copie ou à consulter le compte-rendu originel auprès du président ou du secrétaire de l'association. De même, dans la version internet et dans un souçi de clarté appraissent les pseudos sur le forum des participants (lorsqu'ils y sont inscrits), pseudos qui n'apparaissent pas dans la version originale.

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Association Terminus Jeux
**, *****
130** Marseille




Le 25 Avril 2020 à 14 heures, une partie des membres de l’association Terminus Jeux se sont réunis en assemblée générale ordinaire via une plate-forme de discussion en ligne (Discord). Ce dispositif exceptionnel a été mis en place du fait de la situation sanitaire nationale actuelle impliquant un confinement aux domiciles.
La convocation à l’assemblée générale avait été envoyée à tous les membres le 10 Avril 2020 conformément aux statuts de l’association.

Sont présents :

• ***** Morgane (Momocito)
  
• ***** Alexis (NatakuSq)
  
• ***** Brice (H&B)
  
• ***** Noëmie (biadle)
  
• ***** Romain (NiamorZwolf)
  
• ***** Marie-France (Titi3006)
  
• ***** Stéphane (Serpent-de-mer)
  

M. ***** Alexis est désigné comme président de la séance, M. ***** Brice comme secrétaire.

Après avoir effectué le bilan moral de l'association de l'année 2019, le président de séance rappelle que l’assemblée générale constitutive est appelée à statuer sur l’ordre du jour suivant :

• La réélection des membres du conseil d'administration et du bureau.
  
• Un retour sur l'utilisation du forum et de la page Facebook
  
• Un retour sur la période de confinement du fait de la situation sanitaire nationale
  

1. Réélection des membres du conseil d'administration et du bureau

4 membres se présentent pour être membre du CA :

• ***** Morgane
  
• ***** Alexis
  
• ***** Noëmie
  
• ***** Stéphane
  

Les différents candidats au poste du Bureau se présentent :

• Au poste de président se présente : ***** Alexis
  
• Au poste de secrétaire se présente : ***** Morgane
  

Un vote est effectué pour savoir si les membres acceptent le maintien des 4 membres au CA :
Pour 6 S'abstient 1 Contre 0

Le maintien à 4 membres au CA est accepté.
Les différents membres du bureau et du conseil d'administration sont ensuite élus à l'unanimité.
L'assemblée générale ordinaire désigne en qualité de membres du CA :

• ***** Morgane
  
• ***** Alexis
  
• ***** Noëmie
  
• ***** Stéphane
  

L'assemblée générale ordinaire désigne en qualité de membres du bureau :

• ***** Alexis ***** *****, de nationalité *****, résidant au *****, occupant la fonction de président de l'association
  
• ***** Morgane ***** *****, de nationalité *****, résidant au *****, occupant la fonction de secrétaire de l'association
  

Conformément aux statuts, cette désignation est faite pour une durée de un an, expirant lors de l’assemblée générale qui sera appelée à statuer au plus tard le 30 Avril 2021; ou jusqu’à démission spontanée du membre ou radiation de celui-ci.
Les membres du conseil ainsi désignés acceptent leurs fonctions.

2. Retour sur l'utilisation du forum et de la page Facebook

Concernant la page Facebook, son utilité est approuvée par l'ensemble des membres de l'association. Vitrine de l'association, elle permet l'arrivée de nouveaux joueurs. La page Facebook est actuellement gérée par Alexis. Afin de faciliter le remplissage de la page Facebook, on envisage à ce que des personnes supplémentaires s'occupent de la gestion de cette page.
Noëmie et Morgane se portent volontaires pour cogérer la page avec Alexis.

Concernant le Forum, une discussion sur la refonte du forum, entamée en 2016, démarre. La question est de savoir si le forum actuel suffit, ou si l'option que Noëmie avait proposée conviendrait plus aux attentes des membres et du devenir de l'association. Deux points se soulèvent alors, un souci esthétique et un soucis de communication avec un module de discussion instantanée qui manque selon certains membres. Il est rappelé toutefois que si le projet de refonte du forum est à l’arrêt, c'est qu'il nécessite des frais et donc une gestion d'une trésorerie au sein de l’association.
Concernant la discussion instantanée, certains membres aimeraient pouvoir se retrouver pour discuter de choses diverses en dehors du cadre d'une soirée jeux de société. A noter que depuis le mois de Mars, en raison du confinement qui touche le pays, l'association à mis en place un système de communication entre les membres sur la plate-forme Discord afin qu'ils puissent s'y retrouver et communiquer lors de leurs parties en ligne.

Cependant, il est soulevé le risque que la plate-forme court-circuite le forum avec la création d'événements non prévus par les statuts de l'association. Il est rappelé alors l'importance du forum pour la gestion du calendrier et des événements de l'association.
D'autre part, concernant la refonte graphique du forum, il est précisé qu'il existe des moyens d'améliorer l’esthétique du forum actuel sans faire migrer le forum.
Au terme des discussions, plusieurs propositions sont mises au vote :

• Garder le forum, la page Facebook et ajouter la plate-forme Discord comme outils de communication :
  

Pour 6 S'abstient 0 Contre 1

• Effectuer une refonte graphique du Forumactif actuel :
  

Pour S'abstient Contre
Pour 6 S'abstient 1 Contre 0

Au terme de cette discussion et de ces votes, il est décidé d'utiliser la plate-forme Discord en plus du Forum et de la page Facebook ainsi que d'effectuer une refonte graphique du Forum actuel. Il est à noter que le projet de migration du forum engagé les années précédentes est donc momentanément suspendu.
Plusieurs personnes se portent volontaires pour la refonte graphique du forum, à savoir :
Noëmie, Morgane, Stéphane et Alexis (plus en support pour ce dernier). D'autre part, il sera créé sur le forum une boite à idée pour le projet. Des premières idées ont déjà émergées comme l'apparition du calendrier ou des liens vers le Facebook ou le Discord de l'association.
Noëmie, Alexis et Morgane se chargeront du réarrangement de la plate-forme Discord.

Il est important de préciser que tous les événements organisés dans le cadre de l'association doivent être centralisés sur le forum, dans la partie dédiée.

Ensuite, les membres doivent se mettre d'accord sur le titre d'une nouvelle section du forum, créée durant l'année, dans laquelle les membres peuvent discuter sur des sujets divers. Les différentes propositions sont alors mises au vote suivant : chaque membre de l'assemblée générale attribuera une note de 1 à 5 à chaque proposition. La proposition récoltant le plus de points sera donc gardée.
Le tableau suivant récapitule les différentes propositions (dans l’ordre chronologique de leur suggestion) ainsi que le nombre de points récoltés.

Proposition Points récoltés
J'aime mon univers 14
Come with me… 15
Le Coin des Esthètes 17
Le Café des Arts 21
Le Cercle des Bavards Assumés 22
Le Cercle Ludiste d'Épluchures de Loisir 10
Le Cercle Ludiste des Loisirs non approuvés par le président 15
La Conjuration des Bavards Assumés, mais pas trop 12
La Confrérie des Imbéciles Amateurs (CIA) 7
Le Fond des Bavards Inarrêtables (FBI) 7
L'Antre des Nains Pragmatistes et Exogènes (ANPE) 7
Le Groupement Indépendantiste Grandement Novateur (GIGN) 11
Disceptation des dilettantes diverses 12
Modifier le topic « la bourse ou l'avis ! » en « la bourse ... » et nommer le topic de discussions « ... ou l'avis » 28
L’Imaginarium 26

Le topic « La bourse ou l'avis » fera ainsi l'objet d'une scission, un premier topic intitulé « La bourse ... » pour parler de projets participatif / financiers et d'un deuxième topic intitulé « ... ou l'avis ! » pour discuter de sujets divers.

3. Discussion sur la situation sanitaire nationale et sur le confinement

Il est tout d'abord souligné que l'association à bien réagit avec la mise en place de la plateforme Discord et l'organisation d’événements sur les sites de jeux en ligne. Même si cela est moins agréable que de jouer physiquement autour d'une même table, une vingtaine d'événements à quand même été organisée pour le seul mois d’Avril (à 25 jours).
De plus il a été souligné durant la réunion que la plate-forme Discord pouvait permettre de garder contact voire même d'organiser des événements avec d'anciens membres de l'association s’étant éloignés physiquement.
Il faudra veiller toutefois, après le déconfinement total, à ce que ces événements via les plateformes de jeux de société virtuelles restent occasionnels et privilégier les soirées de jeux « physiques ».

4. Achat de T-Shirts Terminus Jeux

Stéphane propose l'achat de T-shirts pour les membres de l'association aux couleurs de celle-ci. Un fabricant pourrait nous en créer avec le  logo pour 10€ l'unité.
Après diverses discussions, les personnes intéressées voudraient des T-shirts uniformes mais plus complexes avec un logo de l'association dans le dos et le nom et/ou le pseudo et/ou l'avatar de la personne devant, en médaillon au niveau de la poitrine.
Il est donc proposé à Stéphane de recontacter le vendeur afin d'avoir un tarif en fonction de la volonté exprimée. Ceci fait, un mail sera envoyé à l'ensemble des membres et anciens membres de l'association pour recenser les personnes intéressées, avant de passer commande.

Fin de la séance.

Le président, ***** Alexis
Le secrétaire de séance, ***** Brice
La secrétaire, ***** Morgane